【がんばれ建設】NO 1376【コミュニケーション】「ビジネスチャットの使い方」

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がんばれ建設
〜建設業専門の業績アップの秘策〜
作者；ハタ コンサルタント株式会社　降　籏　達　生
■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■2019年8月19日

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今日の一言
「メールとチャットの違い」
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社内でチャットを使って効率化を図る会社が増えてきました。

LINE等を用いて行うやりとりをチャットといい、それを仕事で
使うことをビジネスチャットといいます。

ではメールとチャットをどう使い分ければ良いのでしょうか。

お客様とのコミュニケーションでは、メールが良いでしょう。
お客さまとの間では、丁寧な挨拶が必要な場合がほとんどです。
また、言った言わないの行き違いを防ぐため、メールを簡易の
エビデンスとしても利用できます。
さらに、お客様に対して、すぐに返信しないと、という切迫感を
与えることもありません。

一方、社内のコミュニケーションはチャットが便利です。
上司に向けては丁寧な言葉が好まれますが、社内の
コミュニケーションでは、基本的に挨拶はあまり必要ありません。
返信を簡略化したり、すぐに返答したりするにはチャットの方が
向いています。
意思疎通の速さや、意見を簡単に交わすことができるのも社内
コミュニケーションにおいては大事なポイントです。

社内であっても簡便なチャットのやりとりに抵抗がある人も
いるでしょう。
ここでは、効果を上げるためのチャットの使い方4つのポイント
を解説しましょう。



1．ハードルを下げる

社内でのやりとりを活性化させるためには、ハードルを下げる
必要があります。

（会議の予定が部下から上がってきて）

×了解。当日は時間厳守で！（これ以上会話が広がらない）

○・・くんが発表してくれるんだよね。進捗はどう？（軽い質問）

○今朝の国道の渋滞、影響なかった？（軽い質問）

○昨日、咳をしていたけれど体調は大丈夫？（仕事に直接関係ない
雑談で雰囲気作り）


このように軽い質問や、仕事に直接関係ない雑談をすると
ハードルが下がり上司とも気軽にやりとりができるように
なります。



2．気の利いた返信を返す

上司から部下へ、気の利いた返信ができると、部下はそれに対して
さらに返信がしやすくなります。

（部下から意見が上がってきて）

×了解。お疲れ様。（定型句で返信しにくい）

○なるほど。新しい見方だね。いつからやるかという質問が
出そうだけど、どう答える？（簡単な感想＋質問）

○・・君は現場を見てきたそうだけど、どこから見てきたの？
（名前を呼んで発言を促す）

返信しやすい質問をすると、部下は応えやすくなります。
返信しやすい質問は「いつ、どこ、だれ」です
少し考えないといけない質問は「なぜ、なに、どのようにして」
です。
まずは「いつ、どこ、だれ」の質問をするといいでしょう。

3．キャッチボールをしながら話しを進める

相手と会話のキャッチボールをしながら話しを進めると
よいでしょう。

（AをBという2つの工法を巡って議論している時に）

×僕はA工法がいいと思うんだよね。
B工法では品質がよくなったことがわかりにくいと思うんだ。
A工法にするならC工法の方がいいという意見もあるかもしれない
けどC工法は原価が高いよね（一気にすべてを伝えようとすると
議論の芽を摘んでしまう）

○B工法では、品質が上がったことがわかりにくいと思うんだけど、
どう思う？（他の意見表明を促すために、会えて意見を小出しに
する）

×のように、長々と書いてしまうと、部下は何に対して
返信すれば良いか、わからなくなってしまいます。

そのため、1チャット1質問にするようにしましょう。



4．お互いが気持ちよく議論を終わらせる

やりとりを終えるときは、参加者が気持ちよく議論を終え
次のステップに向かう意欲が増すようにする必要があります。

（部下への進捗確認を終えたタイミングで）

×引き続きよろしく（急な収束で印象が悪い）

○ではこれでいきましょう。
・・さん、決定事項をまとめて・・日までにファイルをアップ
しておいてください。
（この後、指名された・・さんの返事→上司からの感謝の言葉、
という流れでチャットを終了する）


×のようだと、誰に対して「よろしく」と言われているのか
わかりません。

そのため、誰が、いつまでにまとめるのか、を書く必要があり
ます。
その上で、「ありがとう」と感謝の言葉で締めるとよいでしょう。


業務の効率化のために、ビジネスチャットを活用しましょう。

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【編集後記】
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