【がんばれ建設】あなたは相手の気分を害するメールを書いていないか

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がんばれ建設
〜建設業専門の業績アップの秘策〜

ハタ コンサルタント株式会社
降　籏　達　生

2023年1月11日 NO2081

本メールマガジンのバックナンバーは
以下をご覧下さい

https://www.hata-web.com/blog

お世話になっている皆様。
いつもありがとうございます。
ハタ コンサルタント株式会社降籏達生
（ふるはたたつお）です。

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◆あなたは相手の気分を害するメールを書い
ていないか

働き方改革の一環で、直接の打ち合わせが減り、
メールでのやりとりが増えています。
その方が効率的だという理由ですが、そのメー
ルの書き方が良くないために、相手に不快な印
象を与えることが多いです。

「失礼」なメールはトラブルを引き起こすもと
ですが、もしかしたら、自分が送るメールが相
手を不快にさせている可能性もあります。

ではどんなメールが、相手に「失礼だ」と思わ
れるのでしょうか。

◆内容や立場に合った表現になっていない

たとえば、お客様から「パンフレット送付のお
願い」という件名でメールが来たとします。
そのメールの文末が「至急、ご送付をお願いい
たします」とあれば、いくらお客様相手でもイ
ラッとするものです。

特に、資料請求の連絡が多い割には、工事の発
注が少ない場合には、「パンフレットは送りた
くない」と思われたとしても仕方ありません。

これは、相手が本来、こちらの協力を仰ぐ立場
にもかかわらず、自分の都合を押しつけている
ため、不快感を覚えるのです。

このような場合、「相手の協力を仰ぐ立場」であ
ることを自覚して、自分の都合を押しつけず、
ソフトにお願いする必要があります。
あくまで「お手間をかけて申し訳ない」という
態度を貫き、相手のメリットを書きそえること
で、協力を仰ぎましょう。

また、もし期限を示す場合には、その理由を書
きそえます。

先ほどの例でしたら、
「1月31日までに資料を提出する必要があり、
その中でぜひ貴社資材を書き添えたいと思っ
ております。
期限が短く申し訳ありませんが、1月20日まで
にパンフレットをお送り願えませんでしょう
か」
などとあれば、期限を示す必然性ができるでし
ょう。

◆「ネガティブな感情」をぶつけるのは厳禁

部下や協力会社との間でメールのやりとりを
しているうちに、ついネガティブな感情が生ま
れることがあります。

仕事をお願いしたのに期待外れの結果だった、
相手のミスで作業の進行に影響が出た、一から
十まで説明しないと思ったとおりの仕事をし
てくれない、などのうっぷんが積もると、相手
に「一言いいたい」気分になってもおかしくあ
りません。

しかし、そんな感情のままに書き加えた言葉は、
「余計な一言」です。
次のようなネガティブな感情を表現する言葉
は、決して使わないようにしましょう。

・もういいです。
・期待しすぎた私が悪かったです。
・またですか。
・貴社のために申し上げますが、このようなこ
とは〜。

メールの目的は自分のネガティブな感情をぶ
つけることではありません。
相手に動いてもらうことです。

怒りの感情は5時間で消えると言われています。
いったん書いたメールをしばらく時間がたっ
てから見直し、ネガティブな表現を見直すこと
をお勧めします。

◆ほめたつもりが「上から目線」と思われる

上司やお客様に対して送ったメールが、「上か
ら目線」と感じられることがあります。

実際には、自分が相手を下に見ているつもりは
なくても、ちょっとした言葉遣いによって、読
み手から「上から目線」だと思われることが多
いのです。

×部長のプレゼン技術はすばらしいですね。
×貴社の力量からすると、これくらいは簡単な
のでしょうね。
×先輩が作った資料はなかなかですね。

これは「YOUメッセージ」と言って、相手が主
語になっています。

「Iメッセージ」という私が主語の言葉に言い
換えると上から目線にはなりません。

×いつかは部長のようなプレゼンができるよ
うになりたいです。
×貴社の仕事ぶりから、勉強させていただいて
います。
×先輩が作った資料を見習いたいです。

メールのやりとりでは相手の顔が見えません。
効率化のツールとしてメールを活用すること
が多いでしょうが、簡単にやりとりできるから
こそ、相手を気遣うひと言を添えることを意識
したいものです。

『イラッとされないビジネスメール 正解 不
正解』平野 友朗著を一部参考にしました。

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