【がんばれ建設】「忙しい」「時間がない」が口癖の人が時間管理できるコツ

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がんばれ建設
〜建設業専門の業績アップの秘策〜
ハタ コンサルタント株式会社
降　籏　達　生
■■■■■■■■■■2021年6月3日
NO1777

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お世話になっている皆様。
いつもありがとうございます。
ハタ コンサルタント株式会社降籏達生
（ふるはたたつお）です。

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今日の一言
「4つに分類する」
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7月1日から「全国安全週間」が始まり、本日から
1ヶ月間が準備月間です。

コロナ禍の中での安全活動に難しさを感じている
方も多いことでしょう。

そんな中、DVDで勉強会や講習会を開催する方が増えて
います。
一同に集まることが難しくても、少人数ごとでDVDの
試聴会を開催できます。

そこで弊社の人気講師の安全講話を収録したDVDなど、
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忙しい、時間がない、やることが多すぎる
などといつも言っている人がいます。

一方「急ぎの仕事は、忙しい人に頼め」ということば
があります。
忙しい人ほど時間管理がきっちりしているので
急ぎの仕事を依頼しても期限厳守で行ってくれる
という意味です。

では時間の使い方が上手な人は、どのようにして
時間管理をしているのでしょうか。

マトリックスで仕事を考えるということをしています。

縦軸に仕事の作業量の多さを、横軸に締め切りの短か
さを尺度としておきます。

つまり以下の4つの単元に仕事を振り分けるのです

1　仕事の作業量が多く、締め切りが短い
2　仕事の作業量が多く、締め切りが長い
3　仕事の作業量が少なく、締め切りが短い
4　仕事の作業量が少なく、締め切りが長い


1は、明日まで、と言われた見積作成
2は、今年中にと言われた、歩掛かりのまとめ
3は、協力会社への現場乗り込み確認の電話
4は、勤務報告、出来高報告などの定例業務


このように分けると、それぞれの仕事の性格が一目で
わかるようになります。

このままでも締め切りに間に合いそうなのか、それと
も誰かに応援を頼んだほうがいいのか、といった判断
を一瞬でつけることができます。

時間を無駄にしている人は、どの順序で仕事を
進めるのかを悩んでいる時間が多いのです。
上記のマトリックスでこの悩む時間を短縮できます。

基本的には、1の締め切りも作業量もきつい仕事を最優
先で終わらせるべきでしょう。

ただし、3や4のように作業量の少ない仕事を早めに
終わらせると、気分的に楽になります。
そして「あとはこの大きなタ仕事1つだけだ」
と進めやすくなるのです。

また2のように作業量は多いけれど、締め切りまで余裕
がある仕事は、放置してしまい、気づかぬうちに
ギリギリになってしまう、ということがよくあります。

そこでこのような場合「30分の法則」をお勧めします。
締め切りに余裕があっても、依頼されたらすぐに30分
その仕事に取りかかってみるのです。
するとどんな資料が必要なのか、依頼者に確認してお
くべきことは何かがわかり、予め手を打っておけます。

忙しい、時間がない、やることが多すぎる
が口癖のあなた。
ぜひ仕事を上記の4つに分けることから始めてください。


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【編集後記】
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オンライン形式でセミナーを実施するようになって
全国各地の方からお申し込みをいただくようになり
ました。
「これまで遠隔地のため、研修参加をあきらめていた
けれどオンライン形式なので参加できてうれしい」
という声をよく聞きます。
全国の方々に良質の技術研修を提供できるよう
さらにがんばります。
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