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がんばれ建設
〜建設業専門の業績アップの秘策〜
ハタ コンサルタント株式会社
降　籏　達　生
■■■■■■■■■■2020年4月16日
NO1528

本メールマガジンのバックナンバーは
以下をご覧下さい
https://www.hata-web.com/blog

お世話になっている皆様。
いつもありがとうございます。
ハタ コンサルタント株式会社降籏達生
（ふるはたたつお）です。

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今日の一言
「メールはだめ」
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「忙しい」「たいへんだ」という人に限って
メールのやりとりが多すぎます。

「毎日使っているし、メールは欠かせない」
「メールがないと、仕事にならない」

と言う人もいると思います。

その一方、

「一日中メールの処理に追われて、自分の仕事
が何もできなかった」
「メールのやりとりに忙殺される」

という人もいます。

ではどんなメールが多いのかというと、計画書や
予算書、工程表をワードやエクセルで作成し、
修正があるたび、メールのやりとりをしています。

特に現在は、在宅勤務の方が多く、添付ファイル
付きのメールが飛び交っていることでしょう。

●グーグルドキュメントとスプレッドシート
を活用しよう

離れていても、スムーズに仕事をするためには
グーグルドキュメントやスプレッドシートを
活用することをお勧めします。

計画書、予算書、工程表を作成する際のは、誰か
がひとりでパソコンに向かってワードに書き込
むのではなく、クラウド上のグーグルドキュメ
ントやスプレッドシートに担当者全員が同時に
書き込めば、その場でほとんどできます。

これらはクラウド上にデータがあるので、だれ
でも修正でき、そのファイルをメールでやりと
りする必要はありません。

担当者が作成した施工計画書を、上司が修正
する場合も、クラウド上のデータを書き換える
だけです。

グーグルドキュメントも、スプレッドシートも
ＵＲＬが付いているので、それを関係者で
共有すればいいのです。

つねに最新バージョンを全員で共有できるので
どのファイルが最新バージョンか、と悩むことも
ありません。

同じ事は、マイクロソフトの「Office 365」や
アップルの「iCloud」でもできます。

●グーグルカレンダーがあれば日程調整が早い

会議や打ち合せの日程を調整する際に、メール
を使うことも多いでしょう。

その場合は、グーグルカレンダーを必要な人と
共有して、会議などの予定をどんどん入れます。

そこには、会議の内容、参加者名、必要な資料が
アップされているので、それらを参加者全員に
メール送信する必要がないのです。

部下との面談も、空いている時間に勝手に入れ
てもらえば、調整のためのやりとりが不要にな
ります。

●ちょっとしたやりとりはチャットで

同じプロジェクト内のメンバー同士のやりとり
はチャットの方が早いです。

チャットでは様々なグループを簡単に作れ
ますので、必要な人に必要な内容を送れる
ので、やりとりのスピードが速いです。

チャットワーク、Slack、LINEワークスなど
様々な商品がでていますので、試しに
使ってみると良いと思います。




新型コロナウイルスの影響でテレワークを
している方も多いでしょうが、グーグルドキュ
メント、スプレッドシート、グーグルカレンダー
チャットを活用しているかどうかで、テレワーク
が上手くいくかどうかが決まります。

コロナ騒動をチャンスと考え、ぜひこれら
ツールを使いこなしてみてください。

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